Dikom symbol

Blogg om digital markedsføring

Ny nettside? Da trenger du en kravspesifikasjon

6 minutter lesetid

KravspesBloggBildeGår du med tanker om å lage en ny nettside for din bedrift? Eller kanskje du er på jakt etter en ny løsning som skal erstatte din eksisterende nettside? Da anbefaler vi deg å lage en kravspesifikasjon. I denne bloggartikkelen gir vi noen tips på hvorfor og hva du bør inkludere i en kravspesifikasjon. Du kan også laste ned vår mal - helt gratis.

Hvorfor er en kravspesifikasjon viktig?

Uten en kravspesifikasjon risikerer du å ende opp med en løsning som ikke dekker ditt faktiske behov, låser deg til ett system og en leverandør, gir deg ekstra kostnader hvis forventningene dine er forskjellig fra hva leverandøren har priset osv.

En godt utarbeidet kravspesifikasjon vil spare deg for tid og penger. Det blir enklere for potensielle leverandører og gi riktig pris, og det blir enklere for deg å sammenligne tilbud fra flere leverandører. 

Så hva skal en kravspesifikasjon inneholde?

Informasjon om selskapet, målsetning og målgruppe

Introduksjon

Start med å beskrive selskapet i form av en kort introduksjon:

  • Hvor lenge har det eksistert
  • Hva er målsetningen
  • Hvor store er dere (antall ansatte, omsetning)
  • Hvor er dere lokalisert

Hva er målet for nettsiden?

Har dere en nettside i dag, beskriv hvorfor den ikke lenger fungerer godt nok og hvorfor du trenger en ny nettside. Hvis du ikke har en nettside fra før fokuserer du på hvorfor du trenger en.

List gjerne opp hva målsetningen med nettsiden skal være i form av korte punkter:

  • Selge produkter
  • Selge tjenester
  • Gi ren informasjon
  • Øke leads (salgsmuligheter)
  • Betjene eksisterende kunder med chat
  • Holde kurs
  • ....

Hvem er målgruppen

Gi en kort beskrivelse av målgruppen. Det kan f eks være at dere retter dere mot et konkret geografisk område, en aldersgruppe, ett segment osv.

Eks: "Selskap X selger rådgivende tjenester innenfor HR til bedrifter med 10 - 50 ansatte i Oslo og Akershus. Typisk bruker av våre tjenester er HR-sjef, kvinne i alder 35 - 45 år bosatt i by osv. 
Se gjerne vår bloggartikkel "Hvordan lage din Buyer Persona" for ytterligere tips om målgrupper og Buyer Personas.

Informasjon om leverandør, plattform, integrasjoner og funksjonalitet

Overordnet beskrivelse - Hvilke krav har du til leverandør og plattform

I denne seksjonen beskriver du krav du har til leverandør i form av erfaring, referanser ol:

  • Må ha erfaring fra integrasjon av nettbutikk med [navn på ERP-system] og betalingsløsninger
  • Må være kjent med inbound marketing strategi 
  • Må kunne oppgi referanser som har tilsvarende løsning som vi ønsker
  • Må være av en viss størrelse (ansatte)
  • Må ha egen supportavdeling
  • Må kunne tilby SLA (Service Level Agreement)
  • Opplæring på plattformen skal inngå i prisen

Så går du over til å beskrive eventuelle krav til plattform

  • Ønskelig å ha mulighet til å flytte løsningen over til annen leverandør
  • Må være mulig å integrere moduler for annen funksjonalitet i fremtiden
  • Ønskelig å være selvgående på oppbygging av nye sider med varierende innhold. Som f eks forsiden.
  • Må kunne serve flere nettsteder under samme plattform
  • Løsning må være mobilvennlig og følge Googles Best Practice for søkemotoroptimalisering (ikke duplikat innhold, varsel om brutte lenker, kunne overstyre tittel og lage metabeskrivelse, legge til alt-tekst på bilder osv)
  • Løsning må være levert ferdig oppsatt med Google sine verktøy. Herunder Google Tag Manager, Google Analytics (Enhanced ecommerce ved nettbutikk) og Google Search Console. Bruker dere disse verktøyene i dag er det viktig at dere gir informasjon om dette så ikke nye kontoer blir laget.
  • Du som kunde må bli tildelt eierskap til disse verktøyene så du kan beholde historikken selv om du bytter leverandør
  • Har du piksler installert i dag er det viktig at alt dette blir ivaretatt
  • Det må være en løsning for å håndtere brutte lenker fra gammel nettside med en permanent omdirigering til ny side (301-redirect)
  • Generering av pdf-dokumenter i nettbutikk
  • Det må være en beskrivelse av dataflyt i forbindelse med persondata som kan brukes i informasjon om hvordan vi ivaretar persondata i tråd med Personvern forordningen.
  • .....

Hva slags funksjonalitet trenger du

Her skisserer du hva nettsiden skal gjøre. Skal du skrive blogg trenger du ikke så avansert funksjonalitet som hvis du skal ha en nettbutikk. Men du trenger kanskje annen type funksjonalitet samt kobling til sosiale medier.  

  • Hvis du skal selge produkter, trenger du en nettbutikk?
  • Hvis ja, skal den være koblet til ditt ERP-system?
  • Hvis ja, Hva slags ERP-system bruker du?
  • Skal du selge tjenester som har en lang konverterings-/salgsprosess? Da trenger du kanskje blogg
  • Hva med chat?
  • Internt søk på nettsiden, er dette viktig? F eks er det behov for smart søk?
  • Integrasjon av 3. parts løsninger som smart søk. Vær presis på hva du vil verdsette av søketjenesten. F eks at den skal foreslå resultater for deg basert på tidligere søk og handlinger

Forsøk å stille deg mange spørsmål. Hva slags mangler har du i dag. Hvis du bruker Google Analytics, eller annet analyseverktøy, se på tallene dine og forsøk å finne ut hva som fungerer i dag og hva som ikke fungerer. Hvor miste du de besøkende.

Trenger du flere språk

Opererer du i flere land, i såfall hvilke. For at leverandøren skal kunne gi deg en riktig pris bør du si noe om hvordan innholdet skal publiseres til de forskjellige landene:

  • Er det en webredaktør for hvert land som er ansvarlig for alt innhold for sitt land?
  • Kommer det innhold fra globalt hold som skal "arves" ned til hvert enkelt land?
  • Skal det være mulig å oversette globalt innhold direkte i plattformen?
  • Hvilket språk er hovedspråket?
  • Skal det være mulig å tildele forskjellige roller og tilgangsnivå for webredaktørene?

Informasjon om, og publisering av innhold

Krav til effektivt vedlikehold av innhold

Forsøk her å beskrive hvilke behov du har for vedlikehold av nettsiden. Det kan dreie seg om masseoppdatering på forskjellige områder, eller planlegging av bloggartikler som skal publiseres ut fra en kalender. Vær kort og konkret.

  • Vi ønsker muligheten til å importere produktdata direkte til nettbutikk på produktnivå. Dette er data som skal brukes i forbindelse med søkemotoroptimalisering
  • Det skal være mulig å bytte ut innhold på forsiden med f eks produktnyheter, mest kjøpte produkter, populære dokumenter
  • Det skal være mulig å lage egne kategorisider med tekst og bilder som så lister underkategorier eller produkter
  • Vi ønsker å importere bilder som automatisk kobles til rett produkt
  • Vi ønsker å importere PDF-filer som automatisk kobles til rett produkt
  • Det skal være mulig å planlegge publisering av bloggartikler basert på en publiseringsplan. 

Kanskje du også har andre krav til publisering av innhold, basert på tidligere erfaring. List dem opp. Det er viktig å være mest mulig konkret så leverandørene som skal gi pristilbud får mest mulig informasjon. De fleste leverandører vil uansett starte prosjektet med et oppstartsmøte hvor man går gjennom.

Brukervennlighet

  • Design - har du en designmanual de skal følge må du legge den ved. Skal noen andre stå for design må du informere om dette og hvordan du ser for deg samarbeidet mellom designer og leverandør skal foregå
  • Det skal være god kontrast mellom skriftfarge og bakgrunnsfarge (universell utforming)
  • Skjemaer skal være mulig å betjene uten bruk av mus
  • Det skal være mulig å navigere på nettsiden uten mus
  • Løsningen skal fungere godt i de mest brukte nettlesere og på de mest brukte plattformer (PC, mobil og nettbrett). Hvis en enhet peker seg mer ut enn andre, som f eks at dere har mer trafikk fra mobil, spesifiser dette.

Krav i forbindelse med publisering og perioden etter

Krav til implementering

  • Til avtalt tid
  • Det skal være en periode på to til fire uker med økt tilgang til utviklere og annet teknisk personell ved feil og mangler. 
  • Nødvendige implementeringer med 3. partsløsninger skal være på plass fra publiseringsdato

Backlog

  • Det skal føres backlog av rapporterte feil og mangler fra hendelsen er rapportert til den er løst
  • Backlog skal være tilgjengelig for kunde frem til den er løst
  • Kunden skal til en hver tid kunne se hvor i prosessen feilen ligger (registrert, under utredelse, under løsning og løst) og hvem som er ansvarlig for saken

Veien videre

Så er vi fremme ved oppsummering. Her er det viktig å gi informasjon om hvem som er kontaktperson og frister. Det kan f.eks. være:

  • Kontaktperson for spørsmål om kravspesifikasjon
  • Tidsfrist for levering av tilbud
  • Når vil dere ta en beslutning på leverandør
  • Har dere et ønske om å starte hele prosessen innen en gitt dato, legg også den til her. Dette er viktig informasjon for en potensiell leverandør

Send gjerne med en Excel-fil hvor du legger inn punktene fra kravspesifikasjonen. Be gjerne om at de bruker denne når de prissetter. Da vil det være enkelt for deg i etterkant å sammenligne priser fra flere leverandører.

Vi har utarbeidet en som du kan last ned helt gratis.

Last ned vår Excel-mal for kravspesifikasjon

Skrevet av: Kjersti Bakke - Senior digital markedsfører

Har mer enn 20 års erfaring som webdesigner, webprogrammerer og SEO/SEM. Sertifisert i HubSpot på Marketing og Sales plattformen innenfor Inbound Marketing, Marketing Software, Contextual Marketing, Agency Certification, Delivering Client Success og Inbound Sales | Digital Marketing Certification hos Digital Marketing Institute. Har flere års erfaring fra elektrobransjen som selger, Program Deployment Manager og Network of Excellence Manager. Her med ansvar for å lede et internasjonalt nettverk med webredaktører.
Se min LinkedIn-profil